Dataskyddsbeskrivning
över analysen av processen i häktet vid Vanda fängelse 3/300/2022

Registeruppgiftsansvarig för undersökningen

Brottspåföljdsmyndigheten
Fågelviksgatan 5, 00530 Helsingfors
Växel tfn +358 29 56 88500
Dokumenttjänst / registratorskontor tfn +358 29 56 88588, fax +358 29 56 65440
kirjaamo.rise(at)om.fi
Inofficiella förfrågningar: info.rise(at)om.fi
Personliga mejladresserna har formen fornamn.efternamn(at)om.fi, med (at) ersatt med @.

Kontaktperson för behandling av personuppgifter i samband med undersökningen

Dataskyddsombud

Fågelviksgatan 5, 00530 Helsingfors
tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Ansvarigperson för undersökningen

Heikki Vaarama
Fågelviksgatan 5, 00530 Helsingfors
tel. +358 29 56 88500
heikki.vaarama(at)om.fi

Parterna i undersökningen och ansvarsfördelningen

Undersökningen genomförs som ett led i tillbyggnadsprojektet av häktet vid Vanda fängelse i samarbete mellan forskningsenheten vid Brottspåföljdsmyndighetens centralförvaltning och förvaltningen av verksamhetslokaler. I undersökningen behandlas uppgifterna också av Brottspåföljdsmyndighetens ramavtalspartner som specialiserat sig på processanalyser. Sakkunniga vid forskningsenheten ansvarar för insamling av och sekretess för uppgifterna och tillställer uppgifterna till ramavtalspartnern för analysering. Ramavtalspartnern ansvarar för en informationssäker behandling av information som tillställs under uppdraget och för förstöring av materialet efter att forskningen blivit avslutad. Ramavtalspartnern är ett finländskt företag inom konsultbranschen med erfarenhet av motsvarande uppdrag.

Undersökningens art och varaktighet

Undersökningen utförs som en engångsundersökning. Undersökningen pågår ända fram till den 31 december 2022, då undersökningsmaterialet senast ska förstöras.

Beskrivning av forskningsprojektet och syftet med behandlingen av personuppgifter

Personuppgifter behandlas uteslutande i syfte att fullfölja undersökningen. Efter att undersökningen blivit avslutad förstörs forskningsmaterialet.

Syftet med undersökningen är att ta fram faktabaserad statistisk information om hur de intagna förflyttas inom fängelset mellan olika avdelningar, hur mycket brottsundersökningsrelaterade restriktioner som de intagna beläggs med och hur klientströmmarna belastar fängelsets lokaler. Avsikten är att säkerställa att man vid planering av tillbyggnaden av Vanda fängelse ska kunna beakta krav som processen ställer på lokalerna i tillräcklig utsträckning. Avsikten är dessutom att producera jämförelseinformation för utveckling av fängelsets verksamhet, bland annat när det gäller intagning och placering, och på detta sätt ta fram material till stöd för beslutsfattandet när det gäller att motivera investeringarna som behövs för att ändra på verksamheten och lokalerna.

För detta ändamål kan inte tillräckligt exakt statistisk information tas fram utan att man behandlar personuppgifter.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter

Grunden för behandlingen av personuppgifterna är enligt artikel 6.1 i EU:s allmänna dataskyddsförordning vetenskaplig eller historisk forskning eller statistikföring av allmänt intresse.

Känsliga personuppgifter / särskilda kategorier av personuppgifter / uppgifter om fällande domar i brottmål eller överträdelser

I undersökningen behandlas inte känsliga / särskilda personuppgifter.

I undersökningen behandlas uppgifter om fällande domar i brottmål samt överträdelser. Behandlingen av uppgifter om fällande domar i brottmål samt överträdelser grundar sig på 7 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen (personuppgifter som rör fällande domar i brottmål, överträdelser eller därmed sammanhängande säkerhetsåtgärder enligt artikel 10 i dataskyddsförordningen får behandlas, om de behandlas för vetenskaplig eller historisk forskning eller för statistikföring).

De personuppgifter som behandlas innehåller befolkningsdemografiska bakgrundsuppgifter om de intagna, uppgifter om placeringen under, perioden för och varaktigheten av fängelsevistelse samt kvantitativa och volymuppgifter om sysselsättning under fängelsetiden. Före behandlingen pseudonymiseras dessa personuppgifter.

Från vilka källor personuppgifter inhämtas

Personuppgifter hämtas in för undersökning ur Brottspåföljdsmyndighetens registeruppgifter (fångdatasystemet VATI).

Överföring/utlämnande av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter varken överförs eller lämnas ut till parter utanför EU eller EES.

Automatiserat beslutsfattande

Automatiska beslut fattas inte. Personuppgifter som samlats in för undersökningen används inte för beslutsfattande som gäller personer som är föremål för undersökningen.

Principer för skydd av personuppgifter

• Uppgifterna är sekretessbelagda.

Manuellt material

• Manuellt material inhämtas inte.

Uppgifterna som behandlas i datasystemen

• Användarnamn
• Lösenord
• Passerkontroll
• Tillträde till forskningsmaterialet har begränsats till endast forskningsteamet.
• Uppgifterna behandlas i en miljö med hög informationssäkerhet.

Avtal mellan aktörer som medverkas i forskningen, där närmare villkor för behandlingen fastställs för att säkerställa skyddet.

Anonymisering/pseudonymisering av material

• Direkta identifieringsuppgifter raderas i samband med att materialet inrättas (pseudonymiserat material, där identifierbarheten kan återställas med hjälp av en kod eller motsvarande uppgift och nya uppgifter kan kombineras med materialet)

Skyddsåtgärder som gäller känsliga uppgifter eller uppgifter om fällande domar i brottmål och överträdelser

• Forskningsplan
• Ansvarigperson för undersökningen utnämnd
• Personuppgifter behandlas och lämnas ut endast för forskningsändamål och behandlas så att uppgifter om en viss person inte avslöjas för utomstående.
• Konsekvensbedömning av dataskyddet har gjorts i fråga om undersökningen

Behandling av personuppgifter efter avslutad undersökning

Undersökningsregistret förstörs.

Rättigheterna för den som deltar i undersökningen och eventuella begränsningar av dem

Dataskyddslagstiftningen garanterar den som undersöks vissa rättigheter med vilka den som undersöks kan säkerställa att integritetsskyddet, som hör till de grundläggande fri- och rättigheterna, tillgodoses. Om den som undersöks vill utöva sin rätt, kan han eller hon kontakta dataskyddsombudet i punkt 3. Nedan beskrivs de rättigheter som de registrerade som är föremål för undersökningen har till sitt förfogande.

Rätt till tillgång (artikel 15 i dataskyddsförordningen)

Du har rätt att få besked om dina personuppgifter behandlas i undersökningen och vilka personuppgifter som behandlas i undersökningen. Du kan också be om en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Rätt till rättelse (artikel 16 i dataskyddsförordningen)

Om dina personuppgifter som behandlas innehåller inexaktheter eller fel, har du rätt att begära rättelse eller komplettering av dem.

Rätt till radering (artikel 17 i dataskyddsförordningen)

Du har rätt att kräva att dina personuppgifter raderas i följande fall:

a) Personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats.

b) De återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundat sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen.

c) Du invänder mot behandlingen och det saknas berättigade skäl för behandlingen.

d) Personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.

e) Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt.

Tillgodoseende av rättigheter

Du har rätt att begära att de ovan beskrivna rättigheterna tillgodoses. En rättighet tillgodoses om förutsättningarna för tillgodoseendet uppfylls. Om villkoren för tillgodoseendet till någon del inte uppfylls, informeras du om saken i samband med behandlingen av din begäran.

Besvärsrätt

Du har rätt att anföra besvär hos dataombudsmannens byrå, om du anser att den gällande dataskyddslagstiftningen har överträtts vid behandlingen av personuppgifter.

Kontaktuppgifter

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors, Finland

Telefonväxel: +358 29 566 6700

Registratorskontoret: +358 29 566 6768

Mejladress (registratorskontoret): tietosuoja(at)om.fi