Dataskydd och behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland
Telefon: +358 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

Dataskyddsansvarig
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Rättslig grund för och syftet med behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten grundar sig på lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten (1301/2021) samt lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018), om inte annat anges.

Dömda, fångar, häktade och de som avtjänar samhällspåföljd samt andra personer, såsom nära anhöriga

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter om dömda, fångar, häktade och personer som avtjänar samhällspåföljder för ändamål som anges nedan.

Specificerin

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i syfte att kunna specificera en registrerad.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast när 10 år förflutit efter personens sista anhängiga verkställighetsärende som införts i brottspåföljdsregistret. En biometrisk ansiktsbild och fingeravtrycksuppgift som hör till specificeringsuppgifterna raderas slutgiltigt sex månader efter att straffet har avtjänats eller häktningen eller någon annan grund för intagande i en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten har upphört.

Formell verkställighet

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar i brottspåföljdsregistret personuppgifter i syfte att verkställa av straff som dömts ut till dömda, fångar, häktade och personer som avtjänar samhällspåföljder, att verkställa häktning och häktningsarrest samt för ändamål av teknisk övervakning av förstärkt reseförbud.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast när 10 år förflutit efter personens sista anhängiga verkställighetsärende som införts i brottspåföljdsregistret.

Verkställighet av samhällspåföljder

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i brottspåföljdsregistret

• när det gäller att ta fram påföljdsutredning för utdömande av samhällspåföljd, plan för strafftiden och kartläggning som behövs för dessas beredning samt andra förberedande åtgärder och utlåtanden
• för verkställighet av övervakningstid för samhällspåföljder, övervakad frihet på prov och kombinationsstraff
• i fråga om aktiva substanser i medicineringen hos en person som avtjänar övervakningsstraff, placerats i övervakad frihet på prov eller avtjänar övervakningstid i kombinationsstraff, i syfte att verifiera ett positivt resultat av ett korrekt drogtest
• för behandling av anmälningar om hot mot personal och anmälningar om andra incidenter.

I uppgifterna brottsmisstänkta och personer som avtjänar samhällspåföljder kan för behandlingen av ovan beskrivna ärenden även införas nödvändiga uppgifter som gäller en nära anhörig till den brottsmisstänkte eller den som avtjänar samhällspåföljder eller annan person.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 5 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Verkställighet av fängelse och häktning

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i brottspåföljdsregistret

• för upprätthållande av anstaltsordning samt övervakning av fångar och häktade och när det gäller deltagande i sysselsättning
• ur beslut som gäller fångar eller häktade och som fattats med stöd av fängelselagen eller häktningslagen och som gäller placering i fängelse och inom fängelset, förflyttning från ett fängelse till ett annat, deltagande i verksamhet, förvägran av deltagande i fritidsverksamhet, brevväxling, telefonsamtal, besök och övriga kontakter utanför fängelset, permission, disciplin, granskning samt säkerhetsåtgärder och användning av maktmedel.
• ur anmälningar om hot mot personal och anmälningar om andra incidenter.

I uppgifterna om en fånge eller en häktad får ingå uppgifter som är nödvändiga för behandling av ovan beskrivna ärenden och för upprätthållande av ordning och säkerhet i anstalten och som gäller en person som håller kontakt med fången eller den häktade, en nära anhörig till fången eller den häktade eller annan person.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 5 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Person som stadigvarande bor i samma bostad som den dömde

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar uppgifter som gäller verkställighet av samhällspåföljder och, i fråga om övervakad frihet på prov, skriftligt samtycke av en myndig person som varaktigt bor i samma bostad som den dömde och utredning av åsikten hos en person som inte fyllt 18 år.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 5 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Personer av betydelse med tanke på upprätthållande av ordning och säkerhet i anstalten

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar även sådana uppgifter om händelser och personer som på grund av omständigheterna eller en persons uppträdande med fog kan bedömas vara av betydelse med tanke på upprätthållande av anstaltsordning och anstaltssäkerhet.

Uppgifterna raderas ur det aktiva registret senast 2 månader efter att uppgifterna infördes i registret.

Besökare till fångar och häktade, personer som av annan orsak står i kontakt med dem samt personer som uträttar ärenden i fängelset

Mottagare och kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

• Polisen
• Tullen
• Gränsbevakningsväsendet
• försvarsmakten
• militära myndigheter
• åklagare
• domstolar
• Rättsregistercentralen
• andra behöriga myndigheter som avses i lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018)
• Migrationsverket
• förläggningar
• förvarsenheter
• utsökningsmyndighet
• stämningsmän
• Folkpensionsanstalten
• arbets- och näringsmyndigheter
• privata sammanslutningar, stiftelser och fysiska personer som sköter verkställighet av samhällspåföljder.

Lagringstid för och behovsbedömning av personuppgifter i brottspåföljdsregistret

Uppgift som hänför sig till en bestämd person raderas från Brottspåföljdsmyndighetens register när den inte längre är nödvändig med tanke på registrets användningsändamål. Den maximala tiden för aktiv lagring för varje enskilt användningsändamål är angiven ovan.

Samtliga uppgifter om en person raderas ur det aktiva registret senast 1 år efter den registrerades död.

Den registeransvarige eller en av honom eller henne förordnad enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten granskar minst vart tredje göra en bedömning huruvida det är behövligt att ha kvar uppgifter som finns i brottspåföljdsregistret. Uppgifter som gäller besökare och andra personer som håller kontakt med en fånge eller en häktad granska dock vartannat år och uppgifter om personer som uträttar ärenden en gång om året.

Lagringstid för personuppgifter efter radering ur det aktiva brottspåföljdsregistret

Index över uppgifter som lagras för forskning eller annat godtagbart ändamål

Personuppgifter som raderats ur brottspåföljdsregistret förs över till en dataplattform med syfte att bilda ett index över uppgifter som bevaras för forskning eller annat godtagbart ändamål. Bestämmelser om registret finns i 33 § i lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten.

Som andra godtagbara användningsändamål har Brottspåföljdsmyndigheten identifierat framställning av statistik och annat informationsmaterial för planering och uppföljning av verksamheten samt för forsknings- och utredningsuppdrag.

Uppgifter som hör till särskilda kategorier av personuppgifter, såsom biometriska identifieringsuppgifter, överförs inte till indexet. Uppgifterna raderas ur indexet 50 år efter att personen senast frigivits från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Arkivering

Uppgifterna i straffpåföljdsregistret arkiveras i enlighet med informationsstyrningsplanen för klientdatasystemet Roti. En del av uppgifterna i brottspåföljdsregistret lagras varaktigt för arkiveringsändamål av allmänt intresse.

Rätt att få tillgång till eller insyn i uppgifter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få besked om huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas eller inte. Om personuppgifterna i fråga behandlas har den registrerade rätt att hos den personuppgiftsansvarige framställa begäran om att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne.

Begäran om insyn ska riktas till Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress är angiven högre upp i denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

När det gäller den registrerades egna uppgifter har han eller hon rätt att hos den registeruppgiftsansvarige begära

• om rättelse av uppgifterna ifall de är bristfälliga eller felaktiga med tanke på ändamålet med behandlingen. Trots begäran har den registeruppgiftsansvarige dock ingen skyldighet att korrigera uppgifter som stämmer
• deras radering, om uppgifterna är onödiga eller om de behandlas på ett lagstridigt sätt. Trots begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att radera uppgifter som fortfarande behövs och som den personuppgiftsansvarige har rätt att behandla
• om begränsning av behandling av uppgifterna. Den personuppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen, om
• den registrerade bestrider uppgifternas riktighet och riktigheten eller felaktigheten inte går att verifiera, eller
• personuppgifterna ska has kvar i bevisföringssyfte.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne strider mot lagen om behandling av personuppgifter.

Dataombudsmannens byrå
PL 800
00521 Helsingfors, Finland
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735

Kontaktuppgifter till den registeruppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
Telefon: +358 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

Dataskyddsombud
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Rättslig grund för och syftet med behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter i registret grundar sig på lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten (1301/2021) samt lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018).

Fångar och häktade

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter om dömda, fångar, häktade och personer som avtjänar samhällspåföljder för följande ändamål.

Specificering

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i syfte att kunna specificera en registrerad.

Förhindrande av brott under fängelsestraffet eller upprätthållande av anstaltssäkerhet

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar i säkerhetsdataregistret uppgifter som har samband med förhindrande av brott under fängelsestraffet eller upprätthållande av anstaltssäkerheten och som gäller fångar och häktade som med fog kan misstänkas göra sig skyldiga till ett brott för vilket det i lag föreskrivna strängaste straffet är fängelse.

Exceptionella händelser i fängelset som äventyrar säkerheten

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar i säkerhetsdataregistret personuppgifter med anknytning till exceptionella händelser i fängelset som äventyrar säkerheten.

Utomstående personer
Förhindrande av brott under fängelsestraffet eller upprätthållande av anstaltssäkerhet

Även uppgifter om utomstående personer kan tas med i säkerhetsdataregistret under fångens eller den häktades uppgifter. Särskilda bestämmelser om vilka uppgifter om utomstående som får behandlas i registret finns i 11 § i lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten.

I fråga om utomstående personer behandlas i säkerhetsdataregistret nödvändiga uppgifter i förhållande till registrets ändamål, om det finns grundad anledning att misstänka att personen gör sig skyldig till ett brott för vilket det föreskrivna strängaste straffet är fängelse eller äventyrar säkerheten i fängelset.

Incidenter i fängelset som äventyrar säkerheten

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar i säkerhetsdataregistret personuppgifter med anknytning till incidenter i fängelset som äventyrar säkerheten.

Mottagare och kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

Brottspåföljdsmyndigheten kan lämna ut uppgifter ur sitt säkerhetsdataregistret enligt vad som föreskrivs i lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten. Uppgifter som är nödvändiga med tanke på ändamålet med säkerhetsdataregistret får enligt lag lämnas ut antingen på begäran eller på eget initiativ till

• polisen
• huvudstaben
• Tullen
• Gränsbevakningsväsendet

Brottspåföljdsmyndigheten kan anlita ett personuppgiftsbiträde vid utförandet av sina uppgifter. Personuppgiftsbiträden används t.ex. för att säkerställa att informationssystemen fungerar. Personuppgiftsbiträdet ska alltid stå under den personuppgiftsansvariges tillsyn och behandla personuppgifterna endast för ändamål som den personuppgiftsansvarige bestämmer.

Lagringstid för och behovsbedömning av personuppgifter i säkerhetsdataregistret

Uppgift som hänför sig till en bestämd person raderas från Brottspåföljdsmyndighetens register när den inte längre är nödvändig med tanke på registrets användningsändamål. Uppgifterna raderas dock senast 5 år efter den sista anteckningen i säkerhetsdataregistret gjorts.

Alla uppgifter om personen raderas från registret senast ett år efter den registrerades död.

Den registeruppgiftsansvarige eller den enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten som denne utsett ska en gång om året göra en bedömning huruvida det är behövligt att ha kvar uppgifterna i säkerhetsdataregistret.

Lagringstid för personuppgifter efter radering ur registret

Uppgifterna i säkerhetsdataregistret arkiveras inte.

Rätt att få tillgång till eller insyn i uppgifter

Den registrerade har inte rätt till insyn i uppgifterna i säkerhetsdataregistret. Den registrerade har dock rätt att begära att dataombudsmannen kontrollerar att personuppgifterna och behandlingen av dem är lagenliga. Dataombudsmannens kontaktuppgifter finns i slutet av denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

När det gäller den registrerades egna uppgifter har han eller hon rätt att hos den registeruppgiftsansvarige begära

• om rättelse av uppgifterna ifall de är bristfälliga eller felaktiga med tanke på ändamålet med behandlingen. Trots begäran har den registeruppgiftsansvarige dock ingen skyldighet att korrigera uppgifter som stämmer
• deras radering, om uppgifterna är onödiga eller om de behandlas på ett lagstridigt sätt. Trots begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att radera uppgifter som fortfarande behövs och som den personuppgiftsansvarige har rätt att behandla
• om begränsning av behandling av uppgifterna.

Den registeruppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen, om

• den registrerade bestrider uppgifternas riktighet och riktigheten eller felaktigheten inte går att verifiera, eller
• personuppgifterna ska has kvar i bevisföringssyfte.

Rätt att anföra besvär hos till eller utöva rättigheter genom dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne strider mot lagen om behandling av personuppgifter.

Dessutom kan den registrerade utöva sina rättigheter via dataombudsmannen.

Dataombudsmannens byrå
PL 800
00521 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
Telefon: +358 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

Dataskyddsombud
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Rättslig grund för och syftet med behandling av personuppgifter

Behandling av personuppgifter i registret grundar sig på lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten (1301/2021) samt lagen om behandling av personuppgifter i brottmål och vid upprätthållandet av den nationella säkerheten (1054/2018).

Målsägande

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar uppgifter om målsäganden för att utfärda anmälan om att en fånge frigivits eller avlägsnat sig från fängelset som avses i 19 kap. 4 § i fängelselagen.

Uppgifterna ska raderas senast ett halvt år efter att fången i fråga blivit frigiven efter det fängelsestraff som anmälningsskyldigheten hänför sig till.

Mottagare och kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

Enligt huvudregeln lämnar Brottspåföljdsmyndigheten inte ut uppgifter ur målsäganderegistret.

Brottspåföljdsmyndigheten kan anlita ett personuppgiftsbiträde vid utförandet av sina uppgifter. Personuppgiftsbiträden används t.ex. för att säkerställa att informationssystemen fungerar. Personuppgiftsbiträdet ska alltid stå under den personuppgiftsansvariges tillsyn och behandla personuppgifterna endast för ändamål som den personuppgiftsansvarige bestämmer.

Period under vilken personuppgifter lagras

Uppgift som hänför sig till en bestämd målsägande raderas från Brottspåföljdsmyndighetens register över målsäganden när den inte längre är nödvändig med tanke på registrets användningsändamål. Den maximala tiden för lagring av uppgifterna är angiven högre upp texten.

Samtliga uppgifter om en person raderas ur informationssystemet senast ett år efter den registrerades frånfälle.

Lagringstid för personuppgifter efter radering ur registret över målsäganden

Uppgifterna i registret över målsäganden arkiveras inte.

Rätt att få tillgång till eller insyn i uppgifter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få besked om huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas eller inte. Om personuppgifterna i fråga behandlas har den registrerade rätt att hos den personuppgiftsansvarige framställa begäran om att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne. En fången äger inte rätt att få insyn i om uppgifter om honom eller henne finns lagrade i registret över målsäganden.

Begäran om insyn ska riktas till Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress är angiven högre upp i denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

När det gäller den registrerades egna uppgifter har han eller hon rätt att hos den registeruppgiftsansvarige begära

• om rättelse av uppgifterna ifall de är bristfälliga eller felaktiga med tanke på ändamålet med behandlingen. Trots begäran har den registeruppgiftsansvarige dock ingen skyldighet att korrigera uppgifter som stämmer
• deras radering, om uppgifterna är onödiga eller om de behandlas på ett lagstridigt sätt. Trots begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att radera uppgifter som fortfarande behövs och som den personuppgiftsansvarige har rätt att behandla
• om begränsning av behandling av uppgifterna.

• den registrerade bestrider uppgifternas riktighet och riktigheten eller felaktigheten inte går att verifiera, eller
• personuppgifterna ska has kvar i bevisföringssyfte.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne strider mot lagen om behandling av personuppgifter.

Dataombudsmannens byrå
PL 800
00521 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735

Kontaktuppgifter till den registeruppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndigheten
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors
Telefon: 029 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: 029 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Ändamålen med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i enlighet med artikel 6.1 c i EU:s allmänna dataskyddsförordning i syfte att fullgöra de lagstadgade tjänsteförpliktelser som åvilar Brottspåföljdsmyndigheten. Brottspåföljdsmyndigheten är skyldig att upprätthålla en förteckning över ärenden som kommit in och tagits upp till behandling i enlighet med förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet.

Kategorier av registrerade och syftet med behandlingen

I ärendehanteringssystemet lagras uppgifter om den som inlett eller är part i ärendet, om handläggaren samt om klassificering och typ av ärendet som behandlas. Personuppgifter behandlas för ärendehanteringssyften.

Kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

I regel lämnas personuppgifter inte ur ärendehanteringssystemet. I enskilda fall lämnas personuppgifter ut endast i den utsträckning som lagen tillåter.

Period under vilken personuppgifter lagras

Personuppgifter lagras under 20 års tiden som är den tid som föreskrivs i Brottspåföljdsmyndighetens arkivbildningsplan.

Varifrån personuppgifter inhämtas

Personuppgifter inhämtas i regel hos den registrerade själv, enskilda personer, andra myndigheter samt organisationer och företag.

Rätt att ta del av uppgifter

Den registrerade har rätt att få tillgång till uppgifter som rör honom eller henne själv, m.a.o. granska sina egna uppgifter.

Begäran om insyn ska riktas till Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress är angiven högre upp i denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att yrka att Brottspåföljdsmyndigheten rättar till inexakta och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har även rätt att begära att behandlingen av felaktiga personuppgifter begränsas tills uppgifternas riktighet har säkerställts. En person har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter raderas eller överförs till ett annat system.

Begäran ska tillställas skriftligen Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress finns högre upp i denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att framställa klagomål över behandlingen av personuppgifterna till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå
PL 800
00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: 029 56 66700

Kontaktuppgifter till den registeruppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
Telefon: +3580 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

Dataskyddsombud
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Rättslig grund för och syftet med behandling av personuppgifter

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter enligt lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen (visselblåsarlagen, 1171/2022) i syfte att fullgöra lagstadgade uppgifter. Personuppgifter behandlas inte för andra ändamål än för att upprätthålla rapporteringskanalen och behandla anmälningar.

Brottspåföljdsverket behandlar uppgifter som gäller särskilda kategorier av personuppgifter och domar i brottmål och brott endast om behandlingen är nödvändig med tanke på syftet med visselblåsarlagen.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är 30 § i visselblåsarlagen och artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen (behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige). Den rättsliga grunden för behandlingen av särskilda kategorier av personuppgifter är 30 § i visselblåsarlagen och artikel 9.2 g i dataskyddsförordningen (behandlingen behövs av skäl som gäller ett viktigt allmänt intresse) och 6 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen. Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter som gäller domar i brottmål och överträdelser är artikel 10 i dataskyddsförordningen och 7 § 1 mom. 2 punkten i dataskyddslagen.

Personuppgifter som behandlas

Anmälningarna som behandlas kan innehålla vilka som helst personuppgifter som anmälaren fogat till anmälan. Enligt 26 § 5 mom. 1 punkten i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (9.8.2019/906) registreras den som inlett ärendet i ärenderegistret. Personuppgifter om den som är föremål för anmälan registreras inte i kontaktuppgifterna i ärendet. Personuppgifter om anmälaren och föremålet för anmälan behandlas i handlingarna som hänför sig till anmälan, såsom till exempel i själva anmälan. Personuppgifter om anmälaren och den som anmälningen gäller är enligt visselblåsarlagen alltid sekretessbelagda i sin helhet.

Regelbundet utlämnande och överföring av personuppgifter

1. för den behöriga myndigheten för utredning av det riktiga med anmälan,
2. för förundersökningsmyndigheterna för att förebygga, avslöja, utreda och föra brott till åtalsprövning,
3. för åklagaren för skötseln av uppgifter som föreskrivs i 9 § i lagen om åklagarmyndigheten (32/2019),
4. för den som är föremål för anmälan för att göra upp, framställa eller försvara ett rättsligt yrkande i ett domstolsförfarande eller i ett rättsligt eller administrativt förfarande utanför domstolen.

Om en parts rätt att få ta del av sekretessbelagd information föreskrivs särskilt annanstans i lagen.

Begränsning av behandlingen av uppgifterna och deras lagringstid

Anmälningar i enlighet med visselblåsarlagen och personuppgifter i dem får behandlas endast av personer som utsetts för uppgiften på det sätt som avses i visselblåsarlagen.

Brottspåföljdsmyndigheten har för att garantera konfidentialiteten valt ett tillvägagångssätt som håller hög standard i fråga om informationssäkerhet vid behandling av anmälningar.

Handlingar som har lämnats till Brottspåföljdsmyndigheten och upprättats vid Brottspåföljdsmyndigheten samt personuppgifterna som ingår i dem lagras i enlighet med de förvaringstider för handlingar som anges i planen för informationsstyrning (här ska 29 § 2 mom. i visselblåsarlagen beaktas).

Brottspåföljdsmyndigheten raderar uppgifter som kommer via rapporteringskanalerna 5 år efter att anmälan inkommit, om det inte är nödvändigt att ha dem kvar för att rättigheter eller skyldigheter som föreskrivs i visselblåsarlagen eller någon annan lag ska kunna tillgodoses eller för att ett rättsligt yrkande ska kunna framställas, framställas eller försvaras. Personuppgifter som uppenbart inte är av betydelse för behandlingen av en anmälan utplånas utan ogrundat dröjsmål.

Uppgifter som samlats in via anmälarskyddskanalen arkiveras inte.

Den registrerades rättigheter

Rätt att ta del av eller få insyn i uppgifter
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få besked om huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas eller ej. Ifall personuppgifterna behandlas har den registrerade rätt att begära att den personuppgiftsansvarige låter honom eller henne ta del av personuppgifter som rör honom eller henne.

Den registrerades tillgång till uppgifterna kan begränsas, om det är nödvändigt och proportionellt för att säkerställa att det riktiga i anmälan utreds eller för att skydda anmälarens identitet. Om endast en del av uppgifterna är sådana att de inte omfattas av rätten till insyn, har den registrerade rätt att få ta del av övriga uppgifter om honom eller henne. Den registrerade har rätt att få kännedom om orsakerna till begränsningen av rätten till insyn och begära att uppgifterna lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen (1050/2018).

Begäran om insyn ska framställas till Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress är angiven längre upp i denna dataskyddsbeskrivning. Dataombudsmannens kontaktuppgifter finns längre ner i denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att begära rättelse och radering av personuppgifter

Den registrerade har rätt att av den registeransvarige begära

1. rättelse, om uppgifterna är bristfälliga eller felaktiga med tanke på syftet med behandlingen. Oavsett begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att rätta till uppgifter som är korrekta.
2. radering, om uppgifterna är onödiga eller om de behandlas på ett lagstridigt sätt. Oavsett begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att radera uppgifter som fortfarande behövs och som den personuppgiftsansvarige har rätt att behandla.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannenen

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen, om den registrerade anser att hans eller hennes personuppgifter behandlas på ett osakligt eller lagstridigt sätt

Dataombudsmannens byrå
PB 800
00521 HELSINGFORS
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735

Kontaktuppgifter till den registeruppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
Telefon: +3580 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet

Dataskyddsombud
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Rättslig grund för och syftet med behandling av personuppgifter

Syftet med behandlingen av personuppgifter i Power BI-rapporteringen är att skapa bättre förutsättningar att utnyttja uppgifter i ledning, planering och utveckling av Brottspåföljdsmyndighetens verksamhet och vid uppföljning av lägesbilden och resultaten.

I dessa sammanhang behandlas personuppgifter för statistiska ändamål och rapporteringsändamål. När det gäller statistiska ändamål innehåller behandlingsresultatet inga personuppgifter, utan uppgifter som behandlas är sammansatta uppgifter. Med rapporteringsändamål avses exempelvis sådana användningar som till skillnad från statistiska syften eventuellt kan innehålla personuppgifter som definierats med utgångspunkt i informationsbehoven. Vid rapporteringen granskas uppgifter om grupper av klienter och personal vid olika enheter av Brottspåföljdsmyndigheten. Personuppgifter som behandlas i rapporteringen är endast tillgängliga för tjänstemän som på grund av sina uppgifter har rätt att behandla dem.

Behandlingen av personuppgifter om brottspåföljdsklienter (intagna i häkte och anstalt och samhällspåföljdsklienter) inom ramen för informationsplattformen grundar sig på den personuppgiftsansvariges allmänna intresse och 33 § i lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten (1301/2021) som gäller lagring av uppgifter för forskning eller annat godtagbart ändamål.

Brottspåföljdsmyndigheten använder Power BI-rapporteringsplattformen även för statistikföring och rapportering som gäller personalen, och då grundar sig behandlingen på lagen om arbetarskydd (738/2002), lagen om integritetsskydd i arbetslivet samt artikel 6 underpunkt 1 e i dataskyddsförordningen då behandlingen behövs i syfte att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Behandlingen grundar sig dessutom på 4 § 3 punkten i dataskyddslagen då behandlingen behövs för vetenskaplig eller historisk forskning eller statistikföring.

Mottagare och kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

Enligt huvudregeln lämnar Brottspåföljdsmyndigheten inte ut personuppgifter som behandlas.

Brottspåföljdsmyndigheten kan anlita ett personuppgiftsbiträde vid utförandet av sina uppgifter. Personuppgiftsbiträden används t.ex. för att säkerställa att informationssystemen fungerar. Personuppgiftsbiträdet ska alltid stå under den personuppgiftsansvariges tillsyn och behandla personuppgifterna endast för ändamål som den personuppgiftsansvarige bestämmer.

Period under vilken personuppgifter lagras

En lagringstid har fastställts för varje enskild personuppgift. Personuppgifter raderas ur dataplattformen när de inte längre behövs med tanke på registrets användningsändamål och när den lagstadgade uppgiften inte förpliktar till att bevara personuppgifterna.

Personuppgifter som gäller Brottspåföljdsmyndighetens klienter raderas med stöd av lagen om behandling av personuppgifter vid Brottspåföljdsmyndigheten senast 50 år efter att personen senast blivit frigiven från en enhet vid Brottspåföljdsmyndigheten eller slutat avtjäna samhällspåföljd.

Personuppgifter som gäller brottspåföljdssektorns personal raderas i enlighet med den offentliga förvaltningens rekommendationer senast 10 år efter publicering av rapporten som behandlingsåtgärden hänför sig till.

Lagringstid för personuppgifter efter radering

Uppgifterna i informationsplattformen arkiveras inte.

Rätt att få tillgång till eller insyn i uppgifter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få besked om huruvida personuppgifter som gäller honom eller henne behandlas eller inte. Om personuppgifterna i fråga behandlas har den registrerade rätt att hos den personuppgiftsansvarige framställa begäran om att få tillgång till personuppgifter som rör honom eller henne.

Begäran om insyn ska riktas till Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress är angiven högre upp i denna dataskyddsbeskrivning.

Rätt att invända mot behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att motsätta sig behandlingen av personuppgifterna när behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges allmänna intresse. Oavsett begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att tillgodose invändningsrätten, eftersom behandlingen även fortsättningsvis kan vara grundad på den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet. Rätten att invända mot behandling av personuppgifter granskas alltid från fall till fall.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

När det gäller den registrerades egna uppgifter har han eller hon rätt att hos den registeruppgiftsansvarige begär

1. om rättelse av uppgifterna ifall de är bristfälliga eller felaktiga med tanke på ändamålet med behandlingen. Trots begäran har den registeruppgiftsansvarige dock ingen skyldighet att korrigera uppgifter som stämmer
2. deras radering, om uppgifterna är onödiga eller om de behandlas på ett lagstridigt sätt. Rätten till radering av personuppgifter granskas alltid från fall till fall. Trots begäran är den personuppgiftsansvarige dock inte skyldig att radera uppgifter som fortfarande behövs och som den personuppgiftsansvarige har rätt att behandla Rätten att bevara personuppgifterna trots raderingsbegäran kan utöver statistikens riktighet och användbarhet även grunda sig på den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldighet och följaktligen på den lagringstid som för uppgifterna är förutsatta i lagen. Från rätten att få uppgifterna raderade kän även avvikas, ifall rätten sannolikt hindrar eller avsevärt försvårar behandlingen i fråga.
3. om begränsning av behandling av uppgifterna. Den registeruppgiftsansvarige ska begränsa behandlingen, om

• den registrerade bestrider uppgifternas riktighet och riktigheten eller felaktigheten inte går att verifiera, eller
• personuppgifterna ska has kvar i bevisföringssyfte.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen, om den registrerade anser att hans eller hennes personuppgifter behandlas osakligt eller lagstridigt.

Dataombudsmannens byrå
PB 800
00521 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
Telefon: +358 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter till den dataskyddsansvarige

Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Ändamålen med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i syfte att fullgöra de lagstadgade tjänsteförpliktelser som åvilar Brottspåföljdsmyndigheten i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. Brottspåföljdsmyndigheten är skyldig att upprätthålla en förteckning över ärenden som kommit in och tagits upp till behandling i enlighet med förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

I ärendehanteringssystemet lagras uppgifter om den som inlett eller är part i ärendet, om handläggaren samt om klassificering och typ av ärendet som behandlas.

Kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

Personuppgifter lämnas ut endast i den utsträckning som lagen tillåter.

Period under vilken personuppgifter lagras

Personuppgifter lagras under den tid som bestäms enligt Brottspåföljdsmyndighetens arkivbildningsplan.

Varifrån personuppgifter inhämtas

Personuppgifter inhämtas i regel hos den registrerade själv, enskilda personer, andra myndigheter samt organisationer och företag.

Rätt att ta del av uppgifter

Den registrerade har rätt att få tillgång till uppgifter som rör honom eller henne själv, m.a.o. granska sina egna uppgifter. Granskningsbegäran ska göras hos Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars kontaktuppgifter är angivna högre upp i denna beskrivning.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

Den registrerade har rätt att yrka att Brottspåföljdsmyndigheten rättar till inexakta och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har även rätt att begära att behandling av felaktiga personuppgifter begränsas tills uppgifternas riktighet har fastställts. Personen har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter raderas eller överförs till ett annat system.

Begäran ska tillställas Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor i skriftlig form, adressen finns högre upp i denna beskrivning.

Rätt att anföra klagomål hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att framställa klagomål över behandlingen av personuppgifterna till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå
PB 800
00521 HELSINGFORS, Finland
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS
Telefon: 029 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: 029 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter för den dataskyddsansvarige

Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Ändamålen med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifterna i Brottspåföljdsmyndighetens register över journalister och intressentgrupper grundar sig på allmänt intresse som avses i artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen, dataskyddslagens 4 § samt myndigheternas lagstadgade skyldighet att informera, producera och sprida information om sin verksamhet i enlighet med offentlighetslagens 20 §.

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifterna i registret över journalister och intressentgrupper i syfte att skicka meddelanden och inbjudningar till evenemang relaterade till myndighetens verksamhet och aktiviteter.

Omfattning av uppgifterna i registret

Registret omfattar representanter för både media och Brottspåföljdsmyndighetens intressentgrupper. Information om de registrerades namn och e-postadress, eventuellt också uppgift om arbetsplats eller arbetsgivare samlas in i registret.

Sedvanliga källor för uppgifter

Personuppgifterna samlas i regel in från den registrerade själv. Uppgifter kan även hämtas in hos Oikeustoimittajat ry – Rättsreportrarna rf.

Mottagare och kategorier av mottagare som regelbundet får ta del av personuppgifter

Uppgifter i registret lämnas inte ut.

Förvaring av personuppgifter

Personuppgifter förvaras i registret så länge det är nödvändigt för skötseln av myndighetens lagstadgade uppgifter.

Rätt att få tillgång till uppgifter

Den registrerade har rätt att få tillgång till uppgifter som hänför till honom eller henne själv, dvs. granska sina egna uppgifter. Granskningsbegäran ska tillställas Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, adressen finns i början av denna beskrivning.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

Den registrerade har rätt att yrka på att Brottspåföljdsmyndigheten rättar till inexakta och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har även rätt att begära att behandlingen av de felaktiga personuppgifterna begränsas tills uppgifternas riktighet har fastställts. Personen har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter raderas eller överförs till ett annat system.

Begäran ska tillställas Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor i skriftlig form, adressen finns i början av denna beskrivning.

Rätt att anföra klagomål hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att anföra klagomål över behandlingen av personuppgifterna hos dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå
PB 800
00521 HELSINGFORS
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: 029 56 66700
Fax: 029 56 66735

Kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS
Telefon: 029 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: 029 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktuppgifter för den dataskyddsansvarige

Fågelviksgatan 5
00530 HELSINGFORS
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Ändamålen med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i enlighet med artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen, det vill säga med registrerades samtycke till att hans eller hennes personuppgifter behandlas.
Personuppgifter behandlas i samband med enkäter och förfrågningar genomförda med hjälp av enkätverktyget Webropol vid till exempel inbjudningar och anmälningar till olika evenemang, undersökningar av arbetstillfredsställelse, undersökningar föranledda av tjänste- eller arbetsförhållandet, förfrågningar som hänför sig till olika projekt och studier samt förfrågningar i samband med vetenskaplig forskning.

Kategorier av registrerade

Till kategorier av registrerade hör besökare, personer som står i tjänste- eller arbetsförhållande till Brottspåföljdsmyndigheten, studerande inom brottspåföljdssektorn, personer som tillhör externa intressegrupper och föreläsare.

Personuppgifter som behandlas

Identifieringsuppgifter för personer: Personens namn, tjänstetitel, födelsedatum, personbeteckning, personnummer, postadress, epostadress, telefonnummer, medborgarskap, modersmål, kön och uppgifter om specialdiet.

Övriga uppgifter: Uppgifter om behörighet att använda olika system, uppgifter om deltagare i evenemang samt uppgifter om resor.

Kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

Personuppgifter lämnas ut endast i den utsträckning som lagen tillåter. Personuppgifter behandlas på Brottspåföljdsmyndighetens räkning av Webropol Oy.

Varifrån personuppgifterna inhämtas

Personuppgifterna samlas i regel in från den registrerade själv.

Förvaring av personuppgifter

Syftet med enkäten utgör utgångspunkten gällande förvaringen av personuppgifterna. Förvaringstiden för varje enskild enkät anges explicit i samband med att personuppgifter samlas in. De insamlade uppgifterna raderas när de inte längre behövs till det syftet de insamlades till.

Rätt att få tillgång till uppgifter

Den registrerade har rätt att få tillgång till uppgifter som hänför till honom eller henne själv, dvs. rätt att granska sina egna uppgifter. Granskningsbegäran ska tillställas Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, adressen finns i början av denna beskrivning.

Rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter eller begränsning av deras behandling

Den registrerade har rätt att yrka på att Brottspåföljdsmyndigheten rättar till inexakta och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har även rätt att begära att behandlingen av de felaktiga personuppgifterna begränsas tills uppgifternas riktighet har fastställts. Personen har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter raderas eller överförs till ett annat system.

Begäran ska tillställas Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor i skriftlig form, adressen finns högre upp i denna beskrivning.

Rätt att anföra klagomål hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att anföra klagomål över behandlingen av personuppgifterna hos dataombudsmannens byrå.
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00521 HELSINGFORS
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: 029 56 66700 Fax: 029 56 66735

Registeruppgiftsansvarig

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland
Telefon: +3580 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: 029 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Dataskyddsombud

Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland
E-post: tietosuojavastaava_rise(at)om.fi

Ändamålen med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifterna i registret över prenumeranter på Brottspåföljdsmyndighetens nyhetsutskick grundar sig på EU:s allmänna dataskyddsförordning, med stöd av vilken personuppgifterna får behandlas med den registrerades samtycke.

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter i prenumerantregistret i syfte att sända nyhetsutskick. Nyhetsutskicket kan beställas på Brottspåföljdsmyndighetens webbplats www.rikosseuraamus.fi.

Prenumeranten har i samband med mottagandet av varje enskilt nyhetsutskick möjlighet att säga upp prenumerationen i enlighet med anvisningarna i slutet av e-postmeddelandet. Personuppgifterna om dem som uppsagt sin prenumeration förstörs utan dröjsmål.

Registrets datainnehåll

Datainnehållet i registret över prenumeranter på Brottspåföljdsmyndighetens nyhetsutskick består av e-postadressen och valet av nyhetsskickets språk vilka lagras registret

Sedvanliga källor för uppgifter

Personuppgifterna samlas in från den registrerade själv.

Mottagare och kategorier av mottagare som regelbundet får ta del av personuppgifter

Liana Technologies fungerar som personuppgiftsbiträde för Brottspåföljdsmyndighetens räkning och under dess tillsyn. I fråga om behandlingen har ett avtal i enlighet med artikel 28 i EU:s allmänna dataskyddsförordning ingåtts. Uppgifter lämnas ut till den som begär dem endast om uppgifterna ska lämnas ut i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna och handlingarna är offentliga, om det inte uttryckligen genom lag har föreskrivits att de ska hållas hemliga.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsförings- och opinions- eller marknadsundersökningsändamål, om inte om utlämnande för dessa ändamål särskilt föreskrivits i lag.

Behandlingen av personuppgifter sker inom EU/EES-området. Personuppgifter överförs varken till tredjeländer eller internationella organisationer.

Period under vilken personuppgifter lagras

Personuppgifterna lagras så länge det är nödvändigt för att utsända nyhetsutskick, d.v.s. tills prenumerationen sägs upp eller nyhetsutskicktjänsten läggs ner.

Rätt att ta del av uppgifter

Den registrerade har rätt att få tillgång till uppgifter som rör honom eller henne själv, m.a.o. granska sina egna uppgifter.

Granskningsbegäran ska göras hos Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars kontaktuppgifter är angivna högre upp i denna beskrivning.

Rätt att begära rättelse, radering eller begränsning av behandlingen av personuppgifter eller överföring av uppgifter från ett system till ett annat.

Den registrerade har rätt att yrka att Brottspåföljdsmyndigheten rättar till inexakta och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har även rätt att begära att behandlingen av felaktiga personuppgifter begränsas tills uppgifternas riktighet har fastställts. En person har rätt att begära att hans eller hennes uppgifter raderas eller överförs till ett annat system.

Begäran ska tillställas skriftligen Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress finns högre upp i denna beskrivning.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att framställa klagomål över behandlingen av personuppgifterna till dataombudsmannens byrå.

Dataombudsmannens byrå
PL 800
00521 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 66735

Kontaktuppgifter för den registeransvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning

Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors
Telefon: 029 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: 029 56 65440
E-post: kirjaamo.rise(at)om.fi

Kontaktperson

Päivi Pollari
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors
Telefon: 029 56 88402
E-post: [email protected]

Kontaktuppgifter för den dataskyddsansvarige

Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors
E-post: [email protected]

Ändamålen med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i syfte att fullgöra de lagstadgade rättigheter och skyldigheter som åvilar den statliga arbetsgivaren i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. I registret lagras och behandlas personuppgifter som är nödvändiga för att hantera ärenden som gäller
statsanställdas tjänstgöringsförhållanden, lönebetalningar och användarrättigheter.

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar personuppgifter som har direkt relevans för arbetstagarens eller tjänstemannens arbetsavtals- eller tjänsteförhållande och som har att göra med hanteringen av rättigheter och skyldigheter för parterna i arbetsavtals- eller tjänsteförhållandet eller med
de förmåner Brottspåföljdsmyndigheten erbjuder arbetstagarna eller med arbetsuppgifternas särskilda natur enligt vad som föreskrivs i lagen om integritetsskydd i arbetslivet (759/2004).

I registret lagras uppgifter som hör samman med förebyggande hälso- och sjukvård och yrkesmedicin i enlighet med artikel 9 h i dataskyddsförordningen.

I Kieku lagras dessutom uppgifter om personer i enlighet med matrikellagen (1010/1989) och matrikelförordningen (1322/1989).

När det gäller säkerhetsutredningar behandlas uppgifter som hänför sig till de anställda på Brottspåföljdsmyndigheten i enlighet vad som föreskrivs i 17, 23, 25-28, 31, 35 och 37 § i säkerhetsutredningslagen.

Kategorier av registrerade och kategorier av personuppgifter som behandlas

Till kategorier av registrerade tillhör de som är anställda på Brottspåföljdsmyndigheten.

Uppgifter om anställningsförhållandet: Personens nuvarande namn, tjänstetitel, tidigare namn, födelsedatum, personbeteckning, personnummer, postadress, arbetsrelaterade epostadress och telefonnummer, bankuppgifter, medborgarskap, land, modersmål, kön, nära anhörig, kontaktuppgifter till den nära anhörige, uppgifter om frånvaro, uppgifter om arbetstid, uppgifter som hänför sig till avslutning av anställningsförhållandet, semestrar, anställningsförhållande som genererar pension, uppgifter om kravnivå.

Betalningsinformation: Uppgifter om löner, belopp som tas ut av de anställda, uppgifter om
medlemsavgifter, skatteinformation och uppgifter om utsökning.

Matrikeluppgifter: Uppgifter om avlagda examina, information om fullgörande av värnplikt
som beväringstjänst eller civiltjänst, militär grad, pensionsbeslut, språkkunskaper, förtroendepositioner, beviljade dispenser, uppgifter om straff, tillstånd för bisyssla, uppgifter om tjänsteed och tjänsterelaterade försäkringar, avbrott i tjänsteutövning eller arbete, utmärkelsetecken och hederstitlar.

Övriga uppgifter: Uppgifter om behörighet att använda olika av system, information om hälsa
och olyckshändelser, uppgifter om deltagare i evenemang, upplysningar om tjänsteresor och reseersättningar, uppgifter om statens betalkor och transaktioner på dem, arbetsnöjdhetsdata, utbildningsinformation och utvecklingsdiskussionsdata, uppgifter om användarnamn och
användarroller, uppgifter om resor, utgifter, körningar, uppgifter om inköp på betaltidskort och resekonton, fullgörelser i årsanmälan, data som samlas in i samband med passagekontroll och bild på personen.

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar uppgifter som hänför sig till säkerhetsutredningar som gäller anställda. Dessa uppgifter förs ej in i registret.

Kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

Personuppgifter lämnas ut enbart enligt vad den gällande lagstiftningen tillåter.

De som kan ta del av uppgifter

Uppgifter lämnas regelbundet till utsökningsmyndigheter, fackliga organisationer, producenter av företagshälsovårdstjänster, Tahti (Statens arbetsmarknadsverk), penninginrättningar när det gäller uppgifter som hänför sig till utbeltaningar av arvoden och löner, till Keva, skatteförvaltningen, skyddspolisen, statskontoret, KELA och dem som tilldelar heders- och tjänsteutmärkelsetecken.
Personuppgifter behandlas på Brottspåföljdsmyndighetens räkning bl.a. av: Visma (M2), CGI (Kieku och Rondo), Palkeet (Pointti), Nordea (First Card), Microsoft (Outlook och Skype) Microsoft Sharepoint (Tiimeri), OP Pohjola (tjänster för företagskunder), Mediamaisteri Group (Moodle),
Senaatti, Rapal (Optimaze), VR (nätbutik) Edenred (motions- och kulturförmåner för de anställda)

De som behandlar uppgifter på Brottspåföljdsmyndighetens räkning, dvs. de till vilka behandling av uppgifter har lagts ut: Palkeet och Statens center för informations- och kommunikationsteknik

(Valtori).

Varifrån personuppgifterna kommer

• Palkeet (matrikeluppgifter som uppkommit under tjänstekarriären) Keva (uppgifter om pensionsbeslut)
• Skatteförvaltningen (uppgifter om personbeskattning)
• Utsökningsmyndigheter (uppgifter om utsökning)
• Skyddspolisen (uppgifter som hänför sig till säkerhetsutredningar)
• Domstolar (uppgifter om straff som ska antecknas i matrikelutdraget)
• Passagekontroll på Brottspåföljdsmyndighetens verksamhetsställen

Utlämnande av personuppgifter till tredjeländer

Uppgifter lämnas inte till tredjeländer.

Period under vilken personuppgifter lagras

Rikosseuraamuslaitoksen talous- ja henkilöstöhallinnon rekisterisisältämien henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat Rikosseuraamuslaitoksen arkistonmuodostamissuunnitelmaan. Lagringstiderna för personuppgifter varierar från två upp till 50 år räknat från att anställningsförhållandet avslutats eller från datumet då handlingen upprättats.

Rätt att få tillgång till uppgifter

Den registrerade har rätt att få bekräftelse av den registeransvarige på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas eller inte.

Begäran ska framställas till någon representant för den registeransvarige.

Rätt att begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att yrka att Brottspåföljdsmyndigheten rättar till inexakta och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har även rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas.

Begäran ska tillställas kontaktpersonen hos den registeransvarige.

Rätt att framställa klagomål hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att framställa klagomål över behandlingen av personuppgifterna hos dataombudsmannen.

Dataombudsmannens byrå
PB 800
00521 Helsingfors
E-post: [email protected]
Växel: 029 56 66700
Fax: 029 56 66735

Kontaktuppgifter till den registeruppgiftsansvarige

Brottspåföljdsmyndighetens ansvarsområde för utveckling och styrning
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland
Telefon: +3580 29 56 88500 (rikstäckande växel)
Fax: +358 29 56 65440
E-post: [email protected]

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet
Fågelviksgatan 5
00530 Helsingfors, Finland
Telefon: +358 29 56 88428
Fax: +358 29 56 65440
E-post: [email protected]

Ändamålen med och den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter

Personuppgifterna behandlas i syfte att fullgöra de lagstadgade rättigheter och skyldigheter som åvilar Brottspåföljdsområdets utbildningscentral i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen.

I registret lagras och behandlas personuppgifter som behövs för ordnande av undervisning av studerande och klienter och antagning av studerande vid Brottspåföljdsområdets utbildningscentral. Brottspåföljdsområdets utbildningscentral omfattas av lagen om Brottspåföljdsområdets utbildningscentral (22.12.2006/1316). Enligt 9 § 3 mom. i lagen ska den som ansöker om att bli antagen som studerande lämna utbildningscentralen de uppgifter om sitt hälsotillstånd som behövs för bedömningen av antagningen. Bestämmelser om inhämtning av säkerhetsutredning finns i säkerhetsutredningslagen (726/2014).

Uppgifter om studerande vid Brottspåföljdsområdets utbildningscentral behandlas i syfte att göra säkerhetsutredningar enligt säkerhetsutredningslagen (19.9.2014/726).

Kategorier av registrerade

Studerande i examensutbildning och fortbildning vid Brottspåföljdsområdets utbildningscentral samt personer som söker till ovannämnda utbildningar.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

1. Sökande till utbildning vid Brottspåföljdsområdets utbildningscentral

Reservationssystem ASIO

Uppgifter om personen (obligatoriska):
För- och efternamn, tilltalsnamn, kön, födelsetid, ålder, telefon, adress, postnummer, postanstalt, hemkommun, utbildning/examina, tjänstetitel, tjänsteförhållande, mobiltelefon, e-post, sökandens egen bedömning av lämpligheten/olämpligheten för brottspåföljdsområdet på grund av hälsotillståndet (ja/nej) samt en av sökanden uppgiven kanal där sökanden fått veta om utbildningen.

När det gäller ansökan till examensutbildning även uppgifter om arbetsgivare, arbetserfarenhet och utbildning (obligatoriska):
Arbetsgivarens uppgifter (namn, region, anstalt), uppgifter om anställningsförhållanden, utbildningsuppgifter samt uppgifter om arbetserfarenhet.

2. Studerande i examensutbildning och fortbildning vid Brottspåföljdsområdets utbildningscentral

Lärandemiljö Optima

Uppgifter om personen (obligatoriska):
Efternamn, användarnamn och lösenord.

Uppgifter om personen (frivilliga):
Förnamn, organisation1, organisation2, organisation3, e-postadress, mobiltelefonnummer, adress, telefonnummer, faxnummer, titel samt URL.

Studerandeförvaltningssystem Primus

Om personen (studeranden) antecknas i samband med registreringen:
Uppgifter om personen (obligatoriska):
För- och efternamn, tilltalsnamn, personbeteckning, kön, examen personen studerar för, klass/kategori, näradress, postnummer, postanstalt, telefonnummer samt e-postadress.

Övriga uppgifter

Brottspåföljdsmyndigheten behandlar uppgifter som hänför sig till säkerhetsutredningar som gäller personal. Resultat av säkerhetsutredning lagras ej.

Varifrån personuppgifter inhämtas

Personuppgifterna samlas i regel in från de registrerade själva.

Kategorier av mottagare som får ta del av personuppgifter

I regel lämnas personuppgifter inte ur ärendehanteringssystemet, med undantag för situationer beskrivna nedan. I enskilda fall lämnas personuppgifter ut endast i den utsträckning som lagen tillåter.

Brottspåföljdsmyndigheten lämnar ut uppgifter till Skyddspolisen för säkerhetsutredningar.

Brottspåföljdsmyndigheten kan anlita ett personuppgiftsbiträde vid utförandet av sina uppgifter. Personuppgiftsbiträden anlitas till exempel för att säkerställa informationssystemens funktionsduglighet. Personuppgiftsbiträdet medverkar alltid under den personuppgiftsansvariges tillsyn och behandlar personuppgifter uteslutande för ändamål fastställda av den personuppgiftsansvarige.

1. Sökande till utbildning vid Brottspåföljdsområdets utbildningscentral

Personuppgifter om dem som söker till examensutbildning lämnas ut (namn, e-postadress och telefonnummer) till ett företag som tar fram en lämplighetsbedömning på sökandena.

Uppgifter om dem som antagits till examensutbildning lämnas ut till Folkpensionsanstalten, Statistikcentralen och arbets- och näringsbyrån (namn samt personbeteckning).

Uppgifter lämnas inte ut till personer utanför Brottspåföljdsmyndigheten, utom till sökandena själva på deras egen begäran. Ur systemet förs personuppgifter in i Excel-tabell för urval som gäller examensutbildning och fortbildning. Excel-tabellerna lagras på en skyddad nätdisk som endast personalen vid utbildningscentralen äger tillträde till.

2. Studerande i examensutbildning och fortbildning vid Brottspåföljdsområdets utbildningscentral

Uppgifter lämnas ut till Folkpensionsanstalten, Statistikcentralen, arbets- och näringsbyrån (namn, personbeteckning) samt till ett företag som ordnar psykologiska tester och som tillställs telefonnummer, namn och e-postadress.

Brottspåföljdsmyndigheten lämnar ut uppgifter till Skyddspolisen för säkerhetsutredningar.

IP-adresser till besökare på webbplatsen och kakor som är nödvändiga för dess funktioner behandlas utifrån ett berättigat intresse bland annat för att trygga informationssäkerheten och för att samla in statistik om besökare till webbplatsen i de fall då de kan anses vara personuppgifter. För kakor från tredje part begärs vid behov separat samtycke.

Utlämnande av personuppgifter till tredjeländer

Uppgifterna i registret varken lämnas ut eller överförs till parter utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Principer för skydd av personuppgifter

Vid behandling av registret iakttas aktsamhet och uppgifter som behandlas med hjälp av informationssystemen skyddas på behörigt sätt. När registeruppgifter lagras på internetservrar ska den fysiska och digitala säkerheten utrustningen säkerställas på lämpligt sätt. Den personuppgiftsansvarige ombesörjer att lagrade uppgifter, serveråtkomsträttigheter och andra uppgifter som är kritiska med tanke på personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av medarbetare vars arbetsuppgifter det hör till.

Lagringstid för personuppgifter

Examens- och fortbildningsstuderandenas betyg lagras permanent. Ansökningshandlingarna för studerande som sökt till examensutbildning förvaras i 10 år när det gäller dem som blivit antagna och i två år när det gäller de underkända. Även styrelsens protokoll lagras permanent, de innehåller personuppgifter om sökande i sammandrag och i antagningsprotokoll samt i besluten som gäller antagning. Lärdomsproven och bedömningarna av dem förvaras permanent. Studerandenas provpapper förvaras i ett år. Respons från arbetspraktiken förvaras permanent. Lagringen baserar sig på arkivbildningsplan godkänd av Riksarkivet. Studerandenas sekretessförbindelser bevaras i 50 år.

Personuppgifter behandlas i anslutning till studieprestationer och deras bedömning, beslut om studierätt, disciplinära ärenden, lärdomsprov som finns att tillgå i biblioteket (offentliga) samt avbrott och besvär som gäller studier och betygskopior.

I enlighet med arkivbildningsplanen lagras permanent klagomål och begäranden om omprövning som gäller antagning, namnlistor över studerande, studerandenas besvär över disciplinära beslut samt avhandlingar och lärdomsprov och utlåtanden om dem samt kopior av betyg.

Rätt att ta del av uppgifter

Den registrerade har rätt att få tillgång till uppgifter som rör honom eller henne själv, dvs. rätt att granska uppgifter om sig själv. Granskningsbegäran ska göras hos Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars kontaktuppgifter är angivna högre upp i denna beskrivning.

Rätt att begära rättelse eller begränsning av personuppgifter

Den registrerade har rätt att yrka att Brottspåföljdsmyndigheten rättar till inexakta och felaktiga personuppgifter som rör honom eller henne utan onödigt dröjsmål. Den registrerade har även rätt att begära att behandlingen av felaktiga personuppgifter begränsas tills uppgifternas riktighet har fastställts.

Begäran ska tillställas skriftligen Brottspåföljdsmyndighetens registratorskontor, vars adress finns högre upp i denna dataskyddsbeskrivning.

Automatiserat beslutsfattande eller profilering

Uppgifterna används för varken automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Rätt att anföra besvär hos dataombudsmannen

Den registrerade har rätt att föra ärendet till dataombudsmannen, om han eller hon anser att behandlingen av personuppgifter som gäller honom eller henne strider mot lagen om behandling av personuppgifter.

Dataombudsmannens byrå
PB 800
00521 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Växel: +358 29 56 66700
Fax: +358 29 56 667